Devis en ligne et production optimisée : Decograv digitalise ses processus

Decograv, entreprise auboise fondée en 2006, s’est spécialisée dans la communication visuelle avec une équipe de huit personnes dédiées à offrir des solutions innovantes à une clientèle B2B. La particularité de Decograv réside dans la personnalisation et la fabrication de la majorité de ses produits en interne, grâce à ses propres machines de gravure et d’impression.

Un projet numérique sur mesure

Face à une augmentation constante des devis et des commandes, Decograv se trouvait confrontée à une problématique majeure : la gestion peu efficace des informations, souvent transmises oralement ou sur papier. Cette méthode de travail entraînait des pertes de temps considérables et un manque d’efficacité dans le traitement des commandes.

Pour remédier à cette situation, Decograv a opté pour une solution numérique innovante. L’entreprise a intégré un outil no-code, Airtable, spécifiquement paramétré pour gérer l’ensemble des processus, de la demande à la livraison. Les clients peuvent désormais détailler leurs demandes directement en ligne via le site https://decograv.com/devis. Ces demandes sont ensuite traitées par l’équipe commerciale, qui se charge de la préparation et du chiffrage avant de transmettre, en cas de signature du contrat, les informations à l’équipe de production et d’installation.

Ce nouveau système permet de gérer en flux continu environ 140 commandes mensuelles, chacune regroupant entre quatre et huit tâches. En moyenne, ce sont près de 700 tâches actives qui sont traitées en permanence, assurant ainsi une gestion optimisée des commandes.

Une transformation collaborative

La mise en œuvre de ce projet a mobilisé l’ensemble des ressources de Decograv. L’équipe de direction a travaillé en étroite collaboration avec un consultant externe, une équipe de développement no-code, et l’équipe de production. La préparation et l’accompagnement ont duré six mois, incluant six ateliers de paramétrage, transmission et formation. Ce travail collaboratif a permis de s’assurer que chaque membre de l’équipe comprenait et adoptait les nouveaux outils.

Un investissement rentable avec des résultats au rendez-vous

Un an après l’implémentation, l’application est utilisée quotidiennement par toute l’entreprise. Le projet a permis d’améliorer significativement la productivité et l’efficacité de Decograv. Les temps de recherche d’informations pour la rédaction des devis ont été réduits, augmentant ainsi la précision et la rapidité du traitement des commandes. Pour l’équipe de production, l’efficacité est maximale grâce à la réduction des pertes de temps liées à la recherche d’informations.

Les réunions quotidiennes, qui durent désormais entre 20 et 30 minutes, ont également été optimisées grâce à cet outil. Elles permettent de valider les réalisations passées et de discuter des futures tâches, rendant les échanges plus fluides et productifs.

Le budget initial de 10 000€ a été autofinancé par l’entreprise. Cet investissement a permis de réduire considérablement les temps de traitement des commandes, d’assurer un suivi permanent et sans rupture de charge, et de respecter les délais de livraison. Les statistiques générées par l’outil sont maintenant utilisées pour améliorer la productivité et la rentabilité de l’entreprise. Enfin, l’outil a même permis d’améliorer le process de réapprovisionnement en matières premières.

Les défis et les perspectives d'avenir

Malgré le succès de cette transformation, Decograv a dû surmonter des défis, notamment en termes de fédération de l’ensemble des collaborateurs autour du projet. Le changement d’habitudes n’est jamais facile, mais la clé du succès réside dans l’engagement de chacun.

Pour l’avenir, Decograv prévoit d’ajouter des outils d’automatisation afin d’améliorer encore la productivité. Les données extraites de l’outil actuel permettront également de créer un tableau de bord pour piloter l’entreprise plus efficacement.

Forte de cette expérience, la société Decograv recommande vivement à ses confrères de se lancer dans la transformation numérique. Investir du temps pour définir ses objectifs et un budget pour se lancer est essentiel pour réussir cette transition. Aujourd’hui, Decograv ne pourrait plus se passer de ses outils numériques et se demande comment l’entreprise faisait avant.