PROVAÉ, agir pour la santé en entreprise
Fondée en 1946, cette association de loi 1901 initialement connue sous le nom de GISMA, défend une approche globale de la santé des travailleurs. Elle s’engage auprès des entreprises pour les accompagner dans le suivi médical et la promotion de la santé au travail. Son noble objectif consiste à prévenir toute altération, tant physique que mentale, chez tous les salariés. GISMA, devenue Provaé, aspire encore plus aujourd’hui à moderniser l’image de la médecine du travail en s’engageant concrètement envers la santé et le bien-être des travailleurs.
Se digitaliser pour servir la médecine du travail
Alors que l’association se lance dans une course de 2 ans pour obtenir une nouvelle certification indispensable, elle décide d’entreprendre un processus de dématérialisation de sa facturation.
Le choix se porte très vite vers Zeendoc, une solution de gestion électronique des documents. Zeendoc ressemble à un coffre-fort numérique où sont stockées les factures et les relances des entreprises adhérentes de Provaé. Ce système permet l’envoi et la réception sécurisés des factures liées à chaque entreprise mais facilite aussi la vérification du statut des envois, comme la confirmation de la réception par l’entreprise destinataire, la validité de l’adresse électronique, etc.
Zeendoc garantit une circulation sans failles des données, à la fois pour l’émetteur et le destinataire et permet aux entreprises de recevoir des pièces jointes sécurisées plutôt que des fichiers PDF standards. Du point de vue comptable, l’outil facilite également le tri des fournisseurs et des factures et des relances des adhérents tout en simplifiant ainsi la gestion financière globale.
Des résultats probants
En collaboration avec Maubrey Bureautique et le prestataire informatique ADN Systèmes, Provaé s’est engagée dans une transformation digitale étalée sur une année pour laquelle l’association a consacré entre 10 000€ et 20 000€, sans aucun soutien financier extérieur.
Maubrey Bureautique a non seulement fourni la solution Zeendoc nécessaire mais également organisé une formation de 2 membres de l’équipe pour leur faciliter la maîtrise de ce logiciel.
Provaé estime que cette transition vers le numérique, a largement contribué à diminuer le nombre de factures perdues, a permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle de l’équipe et facilité la mise en évidence des adresses électroniques obsolètes pour maintenir la base de données à jour.
Des économies financières sont également palpables puisque la dématérialisation a éliminé les coûts liés à l’envoi postal. Enfin, bien que difficile à quantifier précisément, cette transition a généré un gain de temps appréciable en supprimant certaines tâches fastidieuses comme la mise sous pli des factures.
Pour aller plus loin et plus vite dans cette transformation numérique, d’autant plus que la fusion avec le centre de l’Yonne entraîne une augmentation des dossiers à traiter et que plusieurs projets en cours requièrent du temps et de l’attention, Provaé a agrandi et réorganisé son équipe administrative afin de développer les compétences et se spécialiser dans ce domaine.
Bonne chance à Provaé pour leur candidature aux Trophées du Numérique !